CEO YellowBlocks Đoàn Kiều My: Ứng dụng #WorkFromHome miễn phí là con dao hai lưỡi

Thực hiện:Joy | Ảnh:TheFace Team | 2020-04-25

CEO YellowBlocks Đoàn Kiều My: Ứng dụng #WorkFromHome miễn phí là con dao hai lưỡi
Chia sẻ:
HỢP TÁC CÙNG

#WorkFromHome đã được kích hoạt trên toàn cầu. Tuy nhiên, làm việc tại nhà là một trong những thay đổi lớn, nếu không nói là làm xáo trộn toàn bộ những gì đang vận động theo guồng quay trước đó. Tại Việt Nam, mức ảnh hưởng từ #WorkFromHome cũng rất lớn.

Thực tế thì phần lớn văn hóa làm việc tại Việt Nam bị phụ thuộc vào cách thức truyền thống dạng Face to face interaction - giao tiếp trực tiếp. Điều này giúp việc xử lý các công việc xảy ra nhanh chóng do gặp mặt trực tiếp. Nhưng nó cũng khiến mọi người xử lý một cách bị động, không linh hoạt trong thời đại số này.

Ngoại trừ các doanh nghiệp CNTT hay các doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào việc giao tiếp từ xa hiệu quả, như các doanh nghiệp có nhiều địa điểm văn phòng khác nhau cần liên tục tương tác đã áp dụng các mô hình làm việc từ xa này từ trước, còn lại, đa số các công ty hiện nay mới thấy cách làm việc từ xa là quan trọng và "cuống cuồng" nghĩ đến việc xây dựng hệ thống, hoặc nhanh gọn hơn nữa thì tìm kiếm giải pháp từ bên thứ ba. Do đó, việc thực hiện quá trình chuyển đổi số diễn ra không được dẫn dắt bởi Giám đốc điều hành (CEO) hay Giám đốc công nghệ (CTO), mà bị chi phối bởi – Corona virus. Điều này dẫn đến nhiều nguy cơ, trong đó tính bảo mật của doanh nghiệp dễ dàng bị rò rỉ hơn cả.

Chuyên gia Đoàn Kiều My từ YellowBlocks - đơn vị kết nối hệ sinh thái công nghệ mới nổi đầu tiên tại Việt Nam và đồng thời là đơn vị tư vấn về kinh doanh, marketing và công nghệ hàng đầu – cho rằng mọi người có thể tận dụng những gì ưu thế từ cách làm việc từ xa mang lại, nhưng cũng phải đề phòng vô số rủi ro đang rình rập. Một trong số đó là tính bảo mật bị xâm phạm từ những công cụ miễn phí.

Theo chuyên gia này cho biết, về mặt lợi ích, các ứng dụng như: Facebook, WhatsApp hay ứng dụng mới nổi gần đây là Zoom… đang là miễn phí, có đường truyền ổn định và dễ dàng sử dụng. Điều này thuận tiện cho việc liên lạc và quản lý nhân sự của các lãnh đạo công ty tới các nhân viên, đồng thời không gây ra bất cứ chi phí nào cho công ty. Kết quả ban đầu: chi phí hiệu quả, thời gian triển khai gần như lập tức. Đây cũng là điểm mấu chốt khiến các ứng dụng này được ưa thích và sử dụng rộng rãi.

Thực tế, theo những quan sát đúc kết từ kinh nghiệm, chuyên gia Kiều My cho rằng, đối với các doanh nghiệp SMEs, việc đầu tư một khoản tiền lớn cho hạ tầng cơ sở dữ liệu ngay lập tức hoặc mua bản quyền các phần mềm trả phí được tối ưu cho việc làm từ xa cực kỳ tốn kém, và có thể trở thành một gánh nặng lớn cho công ty nhất là trong thời điểm dịch bệnh khó khăn này. Giải pháp miễn phí bên thứ ba sẽ tạm thời "gánh" khoản chi phí phát sinh đó.

Tuy vậy, không có gì là hoàn hảo, bởi các ứng dụng từ bên thứ ba cũng tiềm ẩn vô vàn nguy cơ, từ nhỏ tới nghiêm trọng, làm ảnh hưởng tới doanh nghiệp và các cá nhân trong công ty.

Các ứng dụng này rất thuận tiện để học tập và làm việc từ xa, nhờ tính năng họp online dễ sử dụng, tốc độ kết nối cao, thậm chí ngay cả Chính phủ Anh cũng sử dụng. Tuy vậy, nó đã bị phát hiện gửi dữ liệu cuộc họp về cho Facebook, bị người ngoài đột nhập dễ dàng nếu có ID và mật khẩu, cho phép kẻ tấn công đánh cắp thông tin đăng nhập trên máy tính Windows của nạn nhân và thực hiện các lệnh tùy ý trên hệ thống.

Không phải ngẫu nhiên mà Đức, Đài Loan, hay các tổ chức lớn như: Sở Giáo dục New York, Cơ quan Hàng không và Vũ trụ Mỹ (NASA), SpaceX, Google… cấm sử dụng. Ngay cả FBI cũng vừa cảnh báo người dùng hiện đã có nhiều tình trạng tin tặc tấn công các hội nghị hay các lớp học trực tuyến trên ứng dụng và khuyến cáo không nên sử dụng phần mềm này.

Trong khi đó, Google, Facebook cũng không ít lần dính các bê bối về quyền riêng tư, bị lôi ra tòa nhiều lần vì thu thập dữ liệu trái phép để bán cho các nhà quảng cáo. Vụ Cambridge Analytica nổi tiếng cách đây hai năm đã làm Facebook điêu đứng, CEO Mark Zuckerberg phải ra điều trần tại lưỡng viện Mỹ, cũng cho thấy các phần mềm bên thứ ba, dù nổi tiếng đến đâu cũng không an toàn.

Theo chuyên gia Đoàn Kiều My, một khi đã hiểu được những lợi ích đi kèm rủi ro, các cá nhân lẫn doanh nghiệp sẽ phải cần chủ động lên chiến lược sử dụng bài bản hơn. Họ cần chọn nền tảng công nghệ nào cho phù hợp quy mô doanh nghiệp, sau đó sẽ triển khai cẩm nang hướng dẫn, cũng như quy trình rõ ràng và đào tạo cho nhân viên sử dụng thành thạo trong vòng hai tuần đầu tiên.

"Điều quan trọng nhất chính là lựa chọn công cụ đáng tin cậy. Nhân viên sẽ cần phải tư duy khi #WorkFromHome về cách thức thực hiện công việc. Trong khi đó, lãnh đạo và các nhân sự cấp cao cần thúc đẩy tinh thần nhân viên, cũng như tạo các KPI (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) dựa trên hiệu quả thực sự công việc.", CEO YellowBlocks cho biết thêm.

Kiều My dẫn chứng về việc doanh nghiệp đã ứng dụng hiệu quả ra sao. Một trong chìa khóa chính là ở văn hóa làm việc từ xa đã hình thành từ sớm do đội ngũ của YellowBlocks với nhiều thành viên đến từ khắp nơi như Hà Nội, TP HCM, Canada, Mỹ... và khách hàng, đối tác từ hơn 40 quốc gia trên thế giới. Và khi Thủ tướng Chính phủ công bố dịch trên toàn quốc, doanh nghiệp đã chấp hành yêu cầu của Nhà nước và ngay lập tức áp dụng hình thức làm việc tại nhà cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Chuyên gia Kiều My cho biết trong quá trình vận hành công ty thời điểm dịch, có ba yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đó là: quản trị, chuyển đổi số, văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống.

Thứ nhất, về Quản trị: Để đạt được hiệu quả công việc cao nhất trong thời gian làm việc từ xa, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên trong doanh nghiệp, cần chuẩn bị đồng thời cả kỹ năng và tâm thế vững vàng. Cần có một tư duy mở, sẵn sàng ứng biến với mọi thay đổi từ bên trong, tức là sự thay đổi về phương thức làm việc, lẫn bên ngoài doanh nghiệp, tức là sự biến đổi của thị trường. Cùng với đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho từng viễn cảnh xảy ra, đặc biệt là những trường hợp xấu nhất, để có thể hành động kịp thời và không bị động trước thời cuộc.

Thứ hai, Chuyển đổi số (Digital transformation): trong doanh nghiệp và trong từng cá nhân. Từ 2 - 3 năm nay, các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam đã không thể đứng ngoài việc chuyển đổi số. Với đợt Covid-19 này, việc chuyển đổi lại cực kì quan trọng, cần được thúc đẩy nhanh và mạnh hơn.

Đơn cử với việc sử dụng các công cụ trực tuyến để trao đổi. Ở YellowBlocks, chúng tôi sử dụng Discord như một nền tảng chính cho mọi hoạt động từ tạo workspace, phân chia các dự án, nhắn tin, gọi điện và video call giữa mọi người trong team. Chúng tôi cũng chọn nền tảng Airtable dành riêng cho theo dõi và báo cáo tình trạng công việc.

Thứ ba, Văn hoá nội bộ và làm việc có hệ thống (Systematic): cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng, là vũ khí then chốt để việc vận hành #WorkFromHome được hiệu quả. Cụ thể, chúng tôi cùng đề ra các quy định mà mọi người đều phải tuân thủ. Từ việc thời gian bắt buộc online mỗi ngày, cho đến việc sử dụng các nền tảng nào khi phân công công việc, giao deadline và báo cáo công việc theo tuần, theo ngày của mọi người trong team.

Bên cạnh đó, để đánh giá sự hiệu quả, hàng tuần, YellowBlocks ít nhất tổ chức một cuộc họp chung giữa các thành viên trong công ty để mọi người có thể cập nhật tình hình công việc của nhau, đồng thời liên tục có những hoạt động tương tác online ngoài giờ, để các bạn được kết nối tốt hơn.

ĐOÀN KIỀU MY

Đoàn Kiều My là người sáng lập YellowBlocks, đồng thời giữ vai trò Chủ tịch của European Blockchain Hub; Chief Marketing Officer tại Startup Vietnam Foundation; Cố vấn nội dung về DeepTech của nhiều kênh truyền thông lớn khác.

Hệ sinh thái kết nối công nghệ toàn cầu YellowBlocks mà Kiều My điều hành hiện đang chia sẻ cộng đồng các cổng thông tin về ngành công nghệ: ABCD Tech, Women in Tech Vietnam, Cộng đồng Chuyển đổi số…

Sponsored Stories

Công nghệ tiên phong – ‘Thời vận’ mới của Việt Nam

Công nghệ tiên phong trong thời đại hiện nay nắm giữ vai trò quan trọng, thúc đẩy sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp và rộng hơn là đời sống của con người. Nhiều công nghệ tiên phong là khoa học số, trí tuệ nhân tạo, an ninh mạng, đa phương tiện, IoT, 5G, công nghệ điện tử cloud,... đang được các chuyên gia hàng đầu thế giới và tổ chức Chính phủ đặt nhiều kỳ vọng vào tiềm năng tại thị trường Việt Nam trong thời gian tới.

“Việt Nam: Tìm kiếm cho ngày mai” – Báo cáo giá trị từ Google

Google chỉ ra các xu hướng tìm kiếm và khám phá cách người Việt đang ngày càng tích hợp kỹ thuật số vào cuộc sống hàng ngày của họ. Nội dung trên Advertising Vietnam.

[Infographic] 18 cuộc chiến thương hiệu đình đám nhất mọi thời đại #5

Series 18 cuộc chiến thương hiệu đình đám nhất mọi thời đại tổng hợp những màn đấu trí kinh điển, những cuộc rượt đuổi sát sao, thậm chí là tìm cách dìm hàng đối thủ để thu hút sự chú ý của khách hàng và chiếm lĩnh thị trường. Tập 5: có sự xuất hiện của hai cặp đối thủ nặng ký: GoJek & Grab, HSBC & Standard-Charted

Ngô Trần Hải An: “Mỗi người cần phải thử tất cả những gì mà mình thích vì khi còn trẻ chúng ta có rất nhiều cơ hội để sửa sai.”

|Văn hóa | The Impact Issue

Ngô Trần Hải An: “Mỗi người cần phải thử tất cả những gì mà mình thích vì khi còn trẻ chúng ta có rất nhiều cơ hội để sửa sai.”

Sở hữu một “gia tài” đồ sộ với hành trình khám phá hơn 40 quốc gia, gặp mặt tổng thống Nga, Mỹ, Canada, Đức giáo hoàng… và nhiều người nổi tiếng trên thế giới, travel blogger 'Quỷ Cốc Tử' cho rằng anh vẫn đang trong hành trình không ngừng chiến đấu với chính mình và không ngại 'thử' những điều vượt sức để luôn làm mới mình mỗi ngày.

Tết truyền thống đậm chất Châu Âu theo phong cách người Nga

|Văn hóa

Tết truyền thống đậm chất Châu Âu theo phong cách người Nga

Thế giới chuẩn bị đón năm mới 2021 ra sao sau một năm 2020 đầy thử thách và đáng nhớ? Nước Nga vẫn giữ truyền thống rượu vang và bánh kẹo để xua tan cái lạnh giá trong những ngày Tết đến.

Châu Bùi và hành trình làm rạng danh nghề Fashionista ở Việt Nam

|Influencers | The Community Issue

Châu Bùi và hành trình làm rạng danh nghề Fashionista ở Việt Nam

Sau 5 năm luôn phấn đấu trong lĩnh vực bản thân theo đuổi, Châu Bùi không chỉ được biết đến với vai trò một fashionista mà còn là một Influencer đa năng và truyền cảm hứng tới các bạn trẻ. Hành trình dài nỗ lực được đền đáp xứng đáng bằng loạt thành công và sự công nhận từ phía công chúng. Cô gái nhỏ nhắn 23 tuổi đã khiến không ít người ngưỡng mộ và xem như một tấm gương để học tập và theo đuổi định hướng của bản thân.

Những startup Việt đầy tham vọng

|Smart business

Những startup Việt đầy tham vọng

Cuộc thi Startup Wheel 2020 đã chọn ra 10 startup tiêu biểu nhất, những người trẻ có ý tưởng đột phá và đầy bản lĩnh. Họ là những startup trẻ không ngần ngại dấn thân để tìm đến thành công với mục đích mang đến những trải nghiệm mới cho người dùng, khách hàng trong thời đại mới.

Bạn có thể không phải người xuất sắc nhất nhưng phải là người hạnh phúc!

|Doanh nhân

Bạn có thể không phải người xuất sắc nhất nhưng phải là người hạnh phúc!

Chúng ta vẫn thường lầm tưởng rằng chỉ cần được ai đó công nhận, nghĩa là bản thân đã thành công mà quên mất rằng, tự công nhận chính bản thân mình và hạnh phúc với điều đó mới là thành công vẻ vang. Như Giám đốc điều hành Buzzmetrics Tăng Gia Hải Lam chia sẻ rằng, anh không phải người xuất sắc nhất nhưng là người hạnh phúc nhất trong công việc.

#ExtraordinaryChallenge cùng Vương Anh Tú trong cuộc đấu tranh giảm 30kg mỡ thừa  để tự tin debut với vai trò làm ca sĩ

|Chất lượng sống

#ExtraordinaryChallenge cùng Vương Anh Tú trong cuộc đấu tranh giảm 30kg mỡ thừa để tự tin debut với vai trò làm ca sĩ

Bất kỳ ai cũng sẽ bất ngờ khi gặp Vương Anh Tú của hôm nay sau ‘cuộc chiến’ với mỡ thừa mà anh đã trở thành người chiến thắng. 30 kg mỡ thừa đã ‘bị đánh bại’ trước những nỗ lực chiến đấu không mệt mỏi với chế độ kiêng khem cùng lối sống kỷ luật chưa từng có mà anh áp dụng cho mình.

Làm thế nào để là một công dân mạng tử tế?

|Lối sống

Làm thế nào để là một công dân mạng tử tế?

Trong thời đại công nghệ số và mạng xã hội phát triển mạnh mẽ như hiện nay, dù là cá nhân hay tổ chức nào đi chăng nữa, chúng ta cần chuẩn bị tâm lý thật kỹ cho những sức ép có thể xảy ra bất kỳ lúc nào từ “đám đông trên mạng”. Vậy trở thành công dân mạng văn minh cần những gì? Hãy tuân thủ “4 nguyên tắc vàng” sau đây.

Thật tuyệt khi bạn có thể là chính mình, #YouCanChallenge!!!

|Lối sống

Thật tuyệt khi bạn có thể là chính mình, #YouCanChallenge!!!

“Đôi khi xuất phát điểm thấp không phải bất lợi mà là lợi thế. Nó không cho mình sự lựa chọn nào ngoài nỗ lực nhiều hơn. Nếu như bạn đang hoang mang, mất phương hướng, thì đừng lo. Quan trọng mình biết rằng mình mất phương hướng và mình muốn tìm ra con đường”– Giám đốc điều hành BuzzMetrics Tăng Gia Hải Lam chia sẻ.tại webinar đặc biệt vừa diễn ra hôm chủ nhật vừa qua trên fanpage chính thức của TheFace Magazine Vietnam.